Digitale Betriebsratssitzungen: Die Regeln seit dem Jahr 2021

Video und Telefonkonferenzen sind im Betriebsverfassungsgesetz geregelt, aber nicht grenzenlos einsetzbar. Für kleine Betriebsräte ist das besonders relevant, wenn im Jahresverlauf Ferienzeiten, Schichtwechsel oder kurzfristige Anhörungen die gemeinsame Präsenz erschweren. Eine digitale Betriebsratssitzung kann handlungsfähig halten, sie verlangt aber eine vorab beschlossene und sauber dokumentierte Organisation.

Seit der Gesetzesänderung müssen Vorsitzende nicht nur einen Konferenzlink versenden. Sie müssen prüfen, ob die Geschäftsordnung die Teilnahme erlaubt, ob eine fristgerechte Einladung erfolgt ist, ob ein Widerspruch vorliegt und ob Beschlüsse sowie Anwesenheit nachvollziehbar festgehalten werden. Dieser Beitrag erläutert die Regeln für die praktische Arbeit. Er wurde von einem Autor des Gremienmappe Magazins erstellt.

Seit 2021 steht die digitale Sitzung im Gesetz

Mit dem Betriebsrätemodernisierungsgesetz erhielt das Betriebsverfassungsgesetz eine dauerhafte Regelung für die Teilnahme an Sitzungen mittels Video und Telefon. Seit dem Jahr 2021 erlaubt Paragraf 30 Absatz 2 BetrVG audiovisuelle und telefonische Teilnahme, wenn die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind. Zuvor beruhten digitale Formate vor allem auf pandemiebedingten Sonderregelungen.

Die Norm betrifft die Teilnahme einzelner oder mehrerer Mitglieder an einer Sitzung. Praktisch kann das Gremium deshalb als Videokonferenz, als Telefonkonferenz oder in gemischter Form tagen, bei der ein Teil im Sitzungsraum und ein Teil zugeschaltet ist. Entscheidend ist nicht die technische Bezeichnung des Formats, sondern die Einhaltung aller Vorgaben des Paragrafen 30 Absatz 2 BetrVG.

Die gesetzliche Öffnung macht das virtuelle Format nicht zum Regelfall ohne weitere Entscheidung. Das Gesetz verlangt ausdrücklich eine Geschäftsordnungsregelung und schützt den Vorrang der Präsenzsitzung. Gerade nach der Sommerurlaubszeit oder in arbeitsreichen Herbstmonaten lohnt es sich daher, die digitale Betriebsratssitzung nicht erst bei einer eilbedürftigen Kündigungsanhörung zu organisieren.

Video und Telefon rechtlich einordnen

Eine Videokonferenz Betriebsrat erleichtert die Identitätsprüfung, weil sich die Teilnehmenden sehen können. Eine Telefonkonferenz Betriebsrat ist ebenfalls gesetzlich möglich, verlangt aber besonders sorgfältige Maßnahmen für Identität, Vertraulichkeit und eindeutige Abstimmungen. Aus dem Gesetz folgt keine Pflicht, stets Video zu verwenden.

Auch bei zulässiger digitaler Teilnahme bleiben die sonstigen Regeln des Betriebsverfassungsgesetzes bestehen. Dazu gehören insbesondere die ordnungsgemäße Ladung durch den Vorsitzenden nach Paragraf 29 BetrVG, die rechtzeitige Information über die Tagesordnung und die Beschlussfähigkeit nach Paragraf 33 BetrVG.

Die Geschäftsordnung legt die Voraussetzungen fest

Ohne Regelung in der Geschäftsordnung ist die Teilnahme mittels Video oder Telefon nicht zulässig. Paragraf 30 Absatz 2 BetrVG verlangt, dass die Voraussetzungen für diese Teilnahme dort festgelegt sind. Ein bloßer Mehrheitsbeschluss für einen einzelnen Termin ersetzt diese Grundlage nicht.

Die Geschäftsordnung muss den Vorrang der Präsenzsitzung sichern. Sie sollte außerdem nicht nur den Gesetzestext wiederholen, sondern eine im Alltag anwendbare Verfahrensregel enthalten. Das schafft Klarheit für Vorsitz, Schriftführung, ordentliche Mitglieder und Ersatzmitglieder.

Inhalte einer belastbaren Regelung

Eine praxistaugliche Regelung kann insbesondere bestimmen:

• welche Konferenzsysteme das Gremium verwendet und wer Besprechungen anlegt,
• wie Einwahldaten übermittelt und gegen Weitergabe geschützt werden,
• bis wann der Vorsitzende einen Widerspruch gegen das virtuelle Format entgegennimmt,
• wie Teilnehmende ihre Identität bestätigen und ihre ungestörte Teilnahme sicherstellen,
• wie Abstimmungen, Unterbrechungen und technische Ausfälle behandelt werden,
• welche Angaben die Niederschrift zum Sitzungsformat enthält.

Die Regelung darf nicht dazu führen, dass Mitglieder faktisch von Sitzungen ausgeschlossen werden, etwa weil allein eine ungeeignete Technik vorgesehen wird. Das Gremium sollte deshalb vor der Beschlussfassung prüfen, ob alle Mitglieder die zugelassene Technik zuverlässig nutzen können und ob der Arbeitgeber die erforderliche Sachausstattung nach Paragraf 40 Absatz 2 BetrVG bereitstellt. Welche Ausstattung im Einzelfall erforderlich ist, hängt von den konkreten Verhältnissen im Betrieb ab.

Die Geschäftsordnung selbst beschließt der Betriebsrat mit der nach Paragraf 36 BetrVG erforderlichen Mehrheit. Änderungen sollten mit Datum, Wortlaut und Abstimmungsergebnis zur Sitzungsakte genommen werden. Für die Grundlagen einer wirksamen Einladung hilft der Beitrag Einladung und Tagesordnung nach Paragraf 29 BetrVG richtig führen.

Präsenz bleibt für bestimmte Mitglieder vorrangig

Der Vorrang der Präsenzsitzung ist mehr als ein Programmsatz. Nach Paragraf 30 Absatz 2 BetrVG darf eine virtuelle Sitzung nicht stattfinden, wenn mindestens ein Viertel der Betriebsratsmitglieder innerhalb einer vom Vorsitzenden bestimmten Frist widerspricht. Der Vorsitzende muss diese Frist so setzen, dass Mitglieder den Widerspruch tatsächlich ausüben können.

Maßgeblich ist ein Viertel aller Mitglieder des Betriebsrats, nicht nur der zur konkreten Sitzung voraussichtlich anwesenden Personen. Bei der Berechnung können Bruchteile entstehen. Das Gesetz regelt nicht ausdrücklich jede Rechenfrage; das Gremium sollte die Berechnung nicht zu knapp auslegen und bei Zweifeln rechtzeitig rechtlichen Rat einholen.

Widerspruch organisatorisch sicher behandeln

Die Einladung sollte deshalb das vorgesehene Format klar benennen, die Widerspruchsfrist enthalten und einen eindeutigen Empfangskanal nennen, etwa die offizielle E Mail Adresse des Vorsitzenden. Ein Widerspruch benötigt keine Begründung. Er richtet sich gegen die geplante Teilnahme per Video oder Telefon, nicht gegen einen einzelnen Tagesordnungspunkt.

Geht ein ausreichender Widerspruch rechtzeitig ein, muss die Sitzung als Präsenzsitzung durchgeführt oder neu geplant werden. Es genügt nicht, einzelne widersprechende Mitglieder fernzuhalten und mit den übrigen Personen digital zu beraten. Für kurzfristige Verfahren sollten Vorsitzende die Frist daher bei der Terminplanung mitdenken, statt erst am Sitzungstag auf Rückmeldungen zu warten.

Nichtöffentlichkeit und Datenschutz gelten auch digital

Paragraf 30 Absatz 1 Satz 4 BetrVG bestimmt, dass die Sitzungen des Betriebsrats nicht öffentlich sind. Für digitale Formate konkretisiert Paragraf 30 Absatz 2 BetrVG: Es muss sichergestellt sein, dass Dritte vom Inhalt der Sitzung keine Kenntnis nehmen können. Das gilt für Bild, Ton, Chat, Dateien und Bildschirmfreigaben.

Jedes Mitglied trägt dazu bei, in einem abgeschlossenen Raum teilzunehmen. Angehörige, Kolleginnen und Kollegen, Besucher oder Beschäftigte eines externen Dienstleisters dürfen weder mithören noch den Bildschirm sehen. Arbeiten Mitglieder im Großraumbüro, in einem Fahrzeug oder auf Reisen, ist eine vertrauliche Teilnahme häufig nicht sicher möglich.

Kein Mitschnitt, keine informelle Dokumentation

Eine Aufzeichnung der Sitzung ist nach Paragraf 30 Absatz 2 BetrVG unzulässig. Das betrifft Video und Tonaufnahmen ebenso wie Aufzeichnungen über Funktionen des Konferenzsystems. Auch der Wunsch, die Niederschrift später leichter erstellen zu können, rechtfertigt keinen Mitschnitt.

Der Vorsitzende sollte vor Beginn ausdrücklich auf das Aufzeichnungsverbot und die Nichtöffentlichkeit hinweisen. Es ist sinnvoll, Bildschirmfreigaben auf die nötigen Unterlagen zu beschränken, Besprechungen mit individuellen Zugangsdaten zu schützen und Teilnehmende nicht über frei weiterleitbare öffentliche Links zuzulassen. Datenschutzrechtliche Anforderungen kommen zusätzlich in Betracht, besonders wenn das eingesetzte System personenbezogene Daten verarbeitet.

Identität und Anwesenheit müssen feststellbar sein

Zu Beginn stellt die Sitzungsleitung fest, wer teilnimmt. Bei einer Videokonferenz kann eine kurze persönliche Bild und Tonbestätigung genügen. Bei einer Telefonkonferenz sollte jedes Mitglied seinen Namen nennen; bei Zweifeln muss der Vorsitzende die Identität durch geeignete, vorher festgelegte Schritte klären.

Besondere Sorgfalt braucht die Ladung von Ersatzmitgliedern. Ist ein ordentliches Mitglied verhindert, lädt der Vorsitzende das zuständige Ersatzmitglied nach den allgemeinen Vertretungsregeln. Das Ersatzmitglied nimmt dann mit allen Rechten an der Sitzung teil. Eine digitale Zuschaltung heilt keine fehlerhafte Ladung und keine unrichtige Reihenfolge bei der Heranziehung.

Anwesenheitsliste und Niederschrift

Paragraf 34 BetrVG verlangt eine Niederschrift, die mindestens den Wortlaut der Beschlüsse und die Stimmenmehrheit enthält. Sie ist vom Vorsitzenden und einem weiteren Mitglied zu unterzeichnen. Für digitale und hybride Sitzungen sollte die Niederschrift zusätzlich ausweisen, welche Mitglieder in Präsenz und welche mittels Video oder Telefon teilgenommen haben.

Notieren Sie auch Wechsel während der Sitzung. Verbindungsabbrüche können für die Beschlussfähigkeit entscheidend sein. Wenn ein Mitglied bei einem Beschluss nicht mehr zugeschaltet ist oder nicht verlässlich teilnehmen kann, darf es nicht als anwesend gezählt werden. Die Grundlagen dazu erläutert der Beitrag Beschlussfähigkeit und Niederschrift im Betriebsrat erklärt.

Beschlüsse bleiben an die Beschlussfähigkeit gebunden

Nach Paragraf 33 Absatz 2 BetrVG ist der Betriebsrat beschlussfähig, wenn mindestens die Hälfte seiner Mitglieder an der Beschlussfassung teilnimmt. Dabei zählen ordnungsgemäß zugeschaltete Mitglieder genauso wie Mitglieder im Sitzungsraum. Das Sitzungsformat senkt die gesetzliche Mindestanwesenheit nicht.

Beschlüsse werden, soweit das Gesetz nichts anderes bestimmt, mit der Mehrheit der Stimmen der anwesenden Mitglieder gefasst, Paragraf 33 Absatz 1 BetrVG. Stimmenthaltungen sind deshalb nicht zustimmende Stimmen. Die Sitzungsleitung muss vor jeder Beschlussfassung feststellen können, wer zu diesem Zeitpunkt teilnimmt und wie abgestimmt wurde.

Bei einer Telefonkonferenz sind namentliche Abstimmungen oft der sicherste Weg, das Ergebnis nachvollziehbar festzuhalten. Bei Videoformaten können technische Abstimmungsfunktionen hilfreich sein, ersetzen aber nicht die Prüfung, ob nur berechtigte Mitglieder abstimmen und das Ergebnis korrekt protokolliert wird. Bei einer Störung sollte die Sitzung unterbrochen werden, wenn sonst Teilnahme oder Abstimmung nicht zweifelsfrei feststehen.

Aus der Gesetzesänderung folgen feste Arbeitsabläufe

Die Rechtslage wird im Arbeitsalltag erst sicher, wenn die Schritte wiederholbar sind. Im Winter können Gremien die Geschäftsordnung und die Technik prüfen. Vor Ferienzeiten oder bekannten Spitzen im Frühjahr und Herbst sollten sie Termine, Vertretungen und vertrauliche Arbeitsorte vorausschauend klären. So bleibt bei kurzfristigen Anhörungen Zeit für den Inhalt, nicht für die Suche nach einem Konferenzlink.

Ein fester Ablauf beginnt mit der Geschäftsordnung. Danach benennt jede Einladung das Präsenz, Video, Telefon oder hybride Format, die Tagesordnung, Zugangsdaten und die Widerspruchsfrist. Während der Sitzung prüft die Leitung Identität und Anwesenheit, achtet auf Nichtöffentlichkeit und hält Beschlüsse präzise fest. Anschließend werden Einladung, Tagesordnung, Nachweise zum Format und die unterzeichnete Niederschrift gemeinsam abgelegt.

Das ist besonders wichtig, wenn Fristen aus Kündigungsanhörungen oder Zustimmungsverfahren laufen. Eine schnell einberufene digitale Sitzung darf nicht dazu verleiten, Ladung, Ersatzmitglied oder Beschlussfassung nur mündlich zu klären. Der Beitrag Fristenkalender für Anhörungen und Zustimmungen im Betriebsrat zeigt, wie das Gremium solche Verfahren terminlich im Blick behält.

Ein Sitzungsstandard, der später noch prüfbar ist

Damit bündelt die Gesetzesänderung eine klare Aufgabe: Digitale Sitzungen sind zulässig, wenn die Geschäftsordnung sie trägt, die Präsenz geschützt bleibt, niemand unbefugt teilnimmt und jede Beschlusslage belegbar ist. Gremienmappe verbindet Ladung, Tagesordnung, Niederschrift und Beschlusslage in einem durchsuchbaren Buch und warnt bei Anhörungen und Zustimmungsverfahren vor Fristen. Wenn Sie den Ablauf für Ihr Gremium vorführen lassen oder frühen Zugang erhalten möchten, nutzen Sie das Kontaktformular auf der Kontaktseite.